Veel voorkomende fouten in servicekostenafrekeningen

In servicekostenafrekeningen komen de volgende fouten regelmatig voor:

Niet geleverde diensten. Verhuurders die diensten in rekening hebben gebracht die nooit zijn geleverd. Diensten die verstopt zaten in afrekeningen en die pas aan het licht kwamen door gedetailleerd alle facturen en onderliggende werkbonnen te bekijken.

Verkeerd doorberekende leegstand. Bij veel huurders in multi-tenant gebouwen wordt er verkeerd omgegaan met het doorberekenen van leegstand. Hoewel de ROZ-voorwaarden aangeven dat de huurder nooit meer mag betalen dan bij vol verhuurd, gaat het heel vaak mis.

Niet overeengekomen diensten. Verhuurders die diensten in rekening hebben gebracht die nooit zijn overeengekomen. In de algemene bepalingen (ROZ modellen) staat dat de verhuurder het recht heeft om leveringen en diensten te wijzigen, maar dat er tenminste sprake geweest moet zijn van overleg.

Afrekenen op basis van m². Volgens de overeenkomst moet op basis van meterstanden afgerekend worden, maar dit gebeurt heel vaak niet.

Doorberekeningen van energieboetes terwijl de huurder voor beheer betaalt en de beheerder dus tijdig moet ingrijpen.

Te veel uren doorberekenen. In een multi-tenant situatie: te veel uren doorberekenen van medewerkers. (Als van iedere huurder de uren worden opgeteld moet de beheerder twee keer zoveel mensen in dienst hebben.)

Te hoog metrage afrekenen. Er wordt afgerekend op basis van een hoger metrage dan in de huurovereenkomst staat.

Installaties worden niet vervangen omdat huurders voor het oplossen storingen betalen. Sommige beheerders wijzen de eigenaar op het feit dat installaties moeten worden vervangen. Maar de eigenaar kiest liever voor het oplossen van 35 storingen per jaar, want die kan hij doorberekenen aan de huurder, een nieuwe installatie niet.

Administratiekosten geen stimulans voor kostenbesparing. De beheerder berekent 5% administratiekosten (een enkeling zelfs meer). Dit is geen stimulans voor een beheerder om voorstellen te doen die leiden tot verlaging van de servicekosten.

Eigenaarslast in plaats van huurderslast. Facturen voor zaken die eigenaarslast zijn en die ‘per abuis’ voor rekening van de huurder kwamen.

Fouten in installaties. Het tegenwerken van koel- en verwarmingsinstallaties. De koeling slaat aan als het te warm wordt in plaats van dat de verwarming wordt aangepast. De eigenaar heeft geen belang bij aanpassing van het systeem, de huurder betaalt immers de energie.

Fouten in opnemen meterstanden. Er wordt steeds vaker gewerkt met telemetrie voor het aflezen van meterstanden, maar er zijn nog genoeg gebouwen waar dit niet het geval is. Een fout in de opname is al snel gemaakt en aangezien de kosten voor energie een aanzienlijk aandeel van de servicekosten zijn, lopen de bedragen al snel op.

Daarnaast komen we tegen dat afrekeningen veel te laat worden gepresenteerd. De tussentijdse verhoging van de servicekosten komt dan onverwacht. De huurder ziet plotseling dat hij van 25 euro voorschot is gegaan naar 55 euro op de eindafrekening in 4 jaar tijd. Een dergelijk verschil levert dan een nare verrassing op in de vorm van een eindafrekening met een aanzienlijke naheffing! De huurder kan dan niet meer ingrijpen. Overigens adverteren makelaars nog steeds met onrealistische voorschotbedragen voor de servicekosten.

Samengevat komt het er op neer dat er bij praktisch alle bedrijven onregelmatigheden in de servicekostenafrekeningen zitten en het dus niet meer gaat om de vraag of u te veel betaalt, maar meer om hoeveel u te veel betaalt. Omdat de te veel betaalde servicekosten over vijf jaar (soms langer) kunnen worden teruggevorderd gaat het vaak om substantiële bedragen. En dan hebben we het nog niet over de besparingen voor de resterende looptijd als de verhuurder onterecht in rekening gebrachte kosten niet meer kan opvoeren.

Een goede beoordeling van de servicekostenafrekeningen en eventuele consequenties is daarom erg belangrijk. Ook als een huurder naar een ander pand verhuist is het verstandig vooraf de servicekosten van het nieuwe pand onder de loep te nemen.

Het gaat bij het uitvoeren van een onderzoek om specialistisch werk waarbij juridische, financiële en servicekosteninhoudelijke expertise is vereist. Als u vragen heeft over het laten uitvoeren van een dergelijk onderzoek neem dan contact op met Servicekosten Consultancy.